Pensemos en un trabajo cualquiera. Un propietario completa un formulario web un domingo por la noche. El lunes, alguien copia sus datos en la herramienta de elaboración de presupuestos. Se envía el presupuesto, que se revisa dos veces porque el cliente quiere una batería más grande y una tercera vez porque el inversor elegido está pendiente de reposición. Cuando finalmente acepta, los datos del trabajo vuelven a introducirse en la aplicación de gestión de proyectos. La solicitud de conexión a la red requiere los mismos datos, pero en un formato diferente. El equipo toma fotografías y registra los números de serie en el lugar de instalación, y alguien en la oficina los relaciona con el proyecto para preparar la documentación de los certificados de tecnología a pequeña escala (STC). Después, la factura se introduce en el programa de contabilidad, otra vez de forma manual.

Ninguno de estos pasos es difícil. Pero los datos de ese único cliente ya se han introducido cinco o seis veces por tres personas diferentes, y cada una de esas operaciones representa una oportunidad para que aparezca un número de serie incorrecto, falte una fotografía o se envíe la versión antigua del presupuesto en lugar de la nueva.

Esto último ocurre con más frecuencia de lo que se podría pensar. Hemos visto empresas en las que un vendedor modificaba continuamente los precios y la oficina simplemente no podía determinar qué versión estaba vigente. Nadie actuaba con descuido. La información estaba repartida en demasiados lugares. Cualquiera que haya tenido que llamar a un cliente para explicarle que el precio que había aceptado no coincide con el de la factura sabe cuánto cuesta eso, y no solo en términos económicos.

Por eso no sorprende que a los instaladores se les ofrezca IA para solucionar el problema. Algunas de esas propuestas merecen atención. Muchas otras, no. Así es como yo distinguiría unas de otras.

Empezar por el trabajo, no por el producto

Antes de hablar con cualquier proveedor, siga el recorrido de una instalación reciente, desde la primera consulta hasta el pago de la factura, y anote cada ocasión en la que alguien tuvo que volver a introducir datos, comprobar información o hacer un seguimiento. Hágalo con la persona que realmente realiza las tareas administrativas, no de memoria.

Esa lista vale más que cualquier demostración. Muestra dónde se consume realmente el tiempo y proporciona algo concreto que exigirle a un proveedor. Si no puede señalar esa lista y decir «les ahorraríamos estos tres pasos y así es como lo haríamos», está vendiendo un producto, no resolviendo su problema.

La mayoría de los propietarios de empresas que hacen este ejercicio descubren lo mismo: no les falta software. Tienen muchas herramientas que no se comunican entre sí. Es habitual que una empresa pague una docena o más de suscripciones y utilice solo una pequeña parte de las funciones de cada una.

Las preguntas que debe hacer a cualquier proveedor antes de firmar

¿Funciona con los sistemas que ya utilizamos? Su herramienta de presupuestos, la aplicación de gestión de trabajos y el programa de contabilidad contienen el historial de su empresa, y su equipo está familiarizado con ellos. Un buen socio tecnológico aprovecha esos sistemas. Desconfíe de cualquiera cuya respuesta a todos los problemas sea «trasladen todo a nuestra plataforma».

¿Puede mostrarnos cómo funciona con uno de nuestros trabajos? Una demostración con datos de ejemplo siempre parece sencilla. Pídale que utilice un trabajo real, incluidos los aspectos complicados, como un presupuesto revisado y una fotografía que falta, y que le muestre qué sucede.

¿Qué ocurre cuando comete un error? La IA comete errores. En este sector, un número de serie incorrecto o la ausencia de una fotografía de cumplimiento normativo no son errores menores: pueden retrasar una solicitud de certificación. Un proveedor razonable debe poder explicar en una frase cómo se detectan los errores antes de presentar cualquier documentación o enviar algo a un cliente. Si la respuesta es «no comete errores», descarte al proveedor.

¿Adónde van los datos de nuestros clientes? Usted conserva nombres, direcciones, facturas de electricidad, datos de medidores y fotografías de las viviendas de sus clientes. Pregunte dónde se almacenan esos datos, quién puede acceder a ellos y a qué información no tiene permitido acceder el sistema. Si mantenerlos protegidos ralentiza ligeramente los procesos, es una concesión que vale la pena hacer.

¿A quién llamamos cuando deja de funcionar? No a un portal de asistencia, sino a una persona. Preferiblemente, alguien que comprenda que una interrupción del servicio un viernes por la tarde, durante un mes de mucho trabajo, supone un verdadero problema.

Por qué la mejor solución suele consistir en conectar lo que ya tiene

La mejora más útil en la administración de una empresa instaladora no suele ser un sistema nuevo. Consiste en conseguir que los sistemas existentes intercambien información automáticamente.

Cuando el cliente acepta un presupuesto, el trabajo debería aparecer en la aplicación de gestión con los datos correctos. Cuando el equipo carga fotografías y números de serie, estos deberían asociarse al trabajo correspondiente y comprobarse para detectar posibles omisiones antes de que alguien empiece a preparar la solicitud de certificación. Cuando se aprueba la finalización del trabajo, la factura debería generarse automáticamente a partir del presupuesto aceptado, no de la primera versión que alguien encuentre.

No es algo espectacular. Pero ahí es donde se pierden las horas, y el equipo no tiene que aprender una forma completamente nueva de trabajar para recuperarlas.

También importa quién participa en el diseño de la solución. Cuando el personal de oficina y los equipos de instalación ayudan a definir cómo se conectan las herramientas, sienten que el resultado les pertenece. Si se entrega un software nuevo a los empleados y se les dice «buena suerte», lo más probable es que terminen por ignorarlo discretamente. El objetivo no es tener menos empleados. Se trata de permitir que las personas con las que ya cuenta la empresa puedan gestionar más trabajos sin verse desbordadas por las tareas administrativas, de modo que el crecimiento no implique automáticamente contratar a otra persona para la oficina.

Un primer proyecto pequeño para un mes tranquilo

Elija una de las transferencias de información de su lista, preferiblemente la que genere más trabajo adicional, y resuelva únicamente ese problema. Para muchos instaladores, se trata del paso de un presupuesto aceptado a un trabajo programado, o de la recopilación de fotografías y números de serie para una solicitud de certificación.

Mantenga el nuevo procedimiento en paralelo con el anterior durante unas semanas. Compare sus resultados con lo que el equipo hacía manualmente. Si ahorra tiempo y nadie tiene problemas con él, pase a la siguiente transferencia de información. Si no funciona, habrá perdido muy poco y aprendido mucho sobre lo que realmente necesita.

Desconfíe de cualquiera que quiera automatizarlo todo de una sola vez. Si se cambian demasiadas cosas al mismo tiempo, una solución puede provocar problemas en otras siete.

Trátelo como a cualquier otro proveedor

No compraría módulos solares ni inversores sin comprobar las especificaciones, la garantía y quién responde por ellos. La IA merece el mismo nivel de escrutinio. Pregunte a qué sistemas accede, cuánto cuesta, quién se responsabiliza cuando algo sale mal y qué implicaciones tiene para su equipo.

Si un proveedor puede responder claramente a estas preguntas, quizá merezca su tiempo. Si no puede hacerlo, se habrá ahorrado una lección costosa y todavía tendrá la lista de transferencias de información que necesita mejorar.

Autor: Marcus Barnett, cofundador de Turner & Barnett Consulting.